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Mitarbeiterbefragung

Hier finden Sie einen Leitfaden im PDF-Format, der zahlreiche Hilfestellungen und Tipps für die Erstellung einer Mitarbeiterbefragung beinhaltet:

Leitfaden zur Mitarbeiterbefragung [1325 KB]

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Auf dieser Seite finden Sie Informationen zu folgenden Themen:   Ziele von Mitarbeiterumfragen   Mögliche Inhalte von Mitarbeiterbefragungen   Mitarbeiterzufriedenheit / Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung   Vorteile und Nutzen von Mitarbeiterbefragungen   Formen von Mitarbeiterbefragungen   360°-Analysen, 360°-Feedback   Vorteile einer Online Mitarbeiterbefragung   Vorgehen (Projektphasen) bei der Planung und Durchführung einer Mitarbeiterumfrage   Vorlage/Beispiel Mitarbeiterbefragung   Checkliste Mitarbeiterbefragung   Leitfaden Mitarbeiterbefragung   Ziele festlegen   Grobes Konzept erstellen   Konkrete Planung   Marketing   Durchführung der Umfrage   Auswertung der Befragung   Veröffentlichung der Ergebnisse (Reporting)   Planung von Maßnahmen   Umsetzung der Maßnahmen   Ergebniskontrolle / Benchmarking   Praxisbeispiel Mitarbeiterbefragung

Grobes Konzept erstellen

Steht das Ziel fest und ist schriftlich fixiert, sollte eine Planungsgruppe oder ein Projektteam gebildet werden, dessen Auftrag lautet: „Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung mit dem Ziel XY“. Zunächst müssen nun Inhalte, Umfang, Ablauf, Methode und Teilnehmerkreis der Mitarbeiterumfrage festgelegt werden. Diese Bereiche sollten in Abhängigkeit voneinander besprochen werden, da sie schwer zu trennen sind. Um eine übersichtliche Darstellung zu ermöglichen werden die einzelnen Bereiche im Folgenden getrennt voneinander erläutert.

Bereits an dieser Stelle sollte die Festlegung erfolgen, wem im Rahmen des Reportings welche Ergebnisse der Befragung zur Verfügung gestellt werden.

Inhalte
Die Inhalte der Befragung leiten sich im Wesentlichen aus den Zielen ab. Wobei es Inhalte gibt die grundsätzlich erfasst werden sollten  und andere Inhalte die sich für eine Mitarbeiterbefragung nicht eignen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten passende Inhalte zu generieren.
Man kann…

• aus bereits bestehenden Fragebögen übergeordnete Themengebiete oder komplette Fragen übernehmen. Dies können Fragebögen sein, die schon im Unternehmen vorhanden sind oder aber solche, die in der Fachliteratur publiziert werden. Außerdem gibt es Standardfragebögen wie z.B. den Fragebogen zur Arbeitsanalyse (FAA) oder das Instrument zur stressbezogenen Tätigkeitsanalyse (ISTA), aus denen man sich Anregungen holen kann.
  Bei Übernahme von Fragen in den eigenen Fragebogen sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
  

  a) Man sollte niemals eine Frage übernehmen ohne darüber nachzudenken, welchen Zweck man mit ihr verfolgen möchte. b) Ggf. müssen Lizenzen von den Standardfragebögen erworben bzw. die Verwendung mit den Autoren geklärt werden

• in der Fachliteratur zu dem interessierenden Zielgebiet zu recherchieren, um verwandte Themengebiete zu finden oder theoretische Zusammenhänge aufzudecken.
• mit Mitarbeitern und Führungskräften diskutieren, welche weiteren Themengebiete für die Erreichung des Zieles der Mitarbeiterbefragung sinnvoll sein können. Allerdings sollte man hier wie bei den anderen Möglichkeiten auch darauf achten, dass nur solche Themenfelder abgefragt werden, die auch zur Zielerreichung notwendig und sinnvoll sind.

Häufig verwendete Themengebiete sind z.B.:

• Fragen zur Tätigkeit bzw. Arbeitsorganisation
• Fragen zu den Arbeitsbedingungenragen zu Entgelt und Sozialleistungen
• Fragen zu Kommunikation und Information
• Fragen zur Zusammenarbeit mit anderen
• Fragen zu Verbesserungsvorschlägen
• Fragen zu Produkten, Ideen, Innovationen
• Fragen zu Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Fragen zum Verhalten des Vorgesetzten
• Fragen zum Unternehmen allgemein
• Fragen zur Identifikation mit dem Unternehmen
• Fragen zu Kundenbeziehungen
• Fragen zur Arbeitszufriedenheit
• Demographische Fragen

Fragen zu den Arbeitsbedingungen und zu Entgelt sollten meist enthalten sein, da die Mitarbeiter dies erwarten, außer es handelt sich um eine sehr spezielle und konkrete Zielstellung, für die diese Fragen nicht relevant sind.

Fragen zur Persönlichkeit der Mitarbeiter sind für eine Mitarbeiterbefragung nicht geeignet. Auch andere heikle Themen wie z.B. zur Arbeitsplatzsicherheit sollten nur gestellt werden, wenn sie unbedingt notwendig sind. Hierbei ist es dann wichtig schon im Fragetext zu erläutern, warum man diese Frage stellt.

Ein wichtiges Merkmal für die Qualität von Inhalten ist, ob sich der Sachverhalt um den es geht ändern lässt. Falls es sich um Themen handelt, die sich nicht verändern lassen macht es keinen Sinn diese abzufragen. Zudem führen solche Fragen auch zu Unzufriedenheit, weil sie die Erwartung wecken, es würde sich etwas ändern, die dann nicht befriedigt werden kann.

Umfang der Befragung

Der Umfang der Befragung hängt wiederum von den Zielen ab. Ist es das Ziel ein umfassendes Bild über die Stimmung im Unternehmen zu erhalten muss man mehr Fragen stellen, als wenn es nur um die Bewertung des Weiterbildungsbedarfs geht. Insgesamt sollte man aber immer darauf achten, den Fragebogen so kurz wie möglich zu gestalten, um den Aufwand für die Teilnehmer gering zu halten und dadurch die Akzeptanz des Fragebogens zu erhöhen

Ablauf und zeitlicher Rahmen
Inhalte, Umfang und die Akzeptanz des Fragebogens werden durch die zur Verfügung stehende Zeit beeinflusst. Es sollte daher rechtzeitig geklärt werden, wie viel Zeit dem Teilnehmer für die Befragung zur Verfügung steht bzw. für diesen zumutbar ist. Außerdem ist der Zeitpunkt der Befragung wichtig.

Dabei gilt, dass Urlaubszeiten weiträumig gemieden werden sollten. Gleiches trifft auch für Zeiträume zu, die für die Zielgruppe erfahrungsgemäß besonders arbeitsreich sind.

Der benötigte Zeitraum hängt zudem von der Befragungsmethode ab. So müssen bei einer postalischen Umfrage z.B. Postlaufzeiten beachtet werden.

Teilnehmerkreis / Auswahl der Zielgruppe 
Der Teilnehmerkreis hängt vor allem von der Zielsetzung der Befragung ab, aber auch von der Größe und Struktur des Unternehmens. Bei einer Fragestellung die alle Mitarbeiter betrifft sollte, wann immer möglich, eine Vollbefragung, d.h. eine Befragung aller Mitarbeiter erfolgen. Ist dies aus organisatorischen Gründen nicht möglich, sollte man eine zufällige Stichprobe untersuchen.

Dabei ist es wichtig, dass diese Stichprobe wirklich zufällig und damit repräsentativ für das gesamte Unternehmen ist und nicht einzelne Mitarbeitergruppen systematisch ausschließt.

• Bei den Papier-Bleistift Fragebögen gibt es die Möglichkeit diese postalisch zu versenden oder eine Art Wahllokal einzurichten, in dem die Mitarbeiter die Fragebögen bekommen, ausfüllen und direkt abgeben können. Bei der Entscheidung sollte man die örtlichen Gegebenheiten, die technische Ausstattung der Mitarbeiter sowie Fragen der Anonymität beachten.
• Eine Onlinemitarbeiterumfrage löst vor allem das Problem der Anonymität sehr gut, zudem spielen der Standort und die Arbeitszeit der Mitarbeiter keine Rolle. Auch die Porto- und Versandkosten, die bei einer postalischen Befragung entstehen entfallen. Allerdings sollte man sicherstellen, dass alle Teilnehmer die technischen Möglichkeiten haben auf den Onlinefragebogen zuzugreifen.

Haben nicht alle Teilnehmer die technischen Möglichkeiten auf den Onlinefragebogen zuzugreifen kann eine Mischung aus online und postalischer Umfrage Sinn machen. Dabei können dann Mitarbeiter mit Computerzugang einen Online Fragebogen bekommen, während Mitarbeiter ohne Computer eine Papierversion zugestellt bekommen. Eine Zusammenführung der Daten für die Auswertung der Mitarbeiterumfrage ist ohne Probleme möglich und kann von 2ask angeboten werden. Die Datenerfassung kann ebenfalls von 2ask übernommen werden

Weitere Informationen

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